Wat is een Automated Attendant?

Een Automated Attendant is eigenlijk een simpele uitvoering van een Interactief Voice Response systeem. Je kunt een \'IVR\' makkelijk herkennen. Je hebt wel eens een bedrijf gebeld, meestal iets groter qua omvang, waarbij je geen telefoniste eraan kreeg maar meteen een keuzemenu kreeg te horen dat je door 1 te kiezen werd doorverbonden met de receptie, 2 voor de verkoop, etc... Je voelt het al aankomen. Dit is inderdaad een Automated Attendant. Een automatische bediende is een vertaling. Je kunt dus zeggen dat dit een systeem is die gesprekken automatisch beantwoord en de beller helpt met een keuze te maken om bij de juiste persoon of afdeling uit te komen.

Een afkorting die je vaak ziet gebruikt worden is AA. Een AA zal eenvoudige taken opzich nemen terwijl een IVR iets complexere taken kan doen. Simpel een doorschakeling maken naar een ander nummer. De beller laten uitkomen in een voicemail van iemand of een afdeling. Een bericht afspelen zoals de openingstijden of het adres. Het kan bellers de optie geven om een submenu te kiezen of weer terug laten gaan naar een hoofdmenu. Als je AA\'s tegenkomt is meestal de 0 wel voor hetzelfde ingesteld. Je gaat dan terug naar het vorige of hoofdmenu of je komt meteen uit op een voicemail. Je ziet dat de betere Automated Attendant ook de mogelijkheid hebben ingebouwd mocht de beller geen invoer geven of kunnen geven hoe hiermee moet worden omgegaan. Doorschakelen naar een toestel of de lijn verbreken.

Veel Auto Attendant systemen kunnen ook een onderscheid maken tussen openingstijden en sluitingstijden. Zo krijg je op die verschillende tijden ook verschillende keuzes voorgeschoteld.

Meestal zal een Automated Attendant tijdens de kantoortijden een standaard keuzemenu laten horen terwijl buiten kantoortijden een bericht zal worden afgespeeld dat kantoor gesloten is.

Stel dat je een mogelijkheid wilt inbouwen dat bellers hun ordernummer kunnen ingeven om te controleren hoe de status is zul je je moeten wenden tot een IVR. Vaker gebruikt men de 2 termen in 1 zucht. Vraag dus even na wat je wilt of dit kan met hun implementatie van Automated Attendant of Interactive Voice Reponse systeem.

In het verleden waren deze systemen alleen bij grotere bedrijven terug te vinden omdat dit een flinke investering met zich meebracht. Dankzij de nauwverwevenheid van VoIP telefooncentrales met de computer is dit voor iedereen bereikbaar gekomen. Vaak gaan bedrijven over naar een VoIP telefooncentrale omdat ze toch graag een AA of IVR hebben. Medewerkers kunnen dan bijvoorbeeld ook inbellen om hun voicemail af te luisteren.



Als je meer informatie wilt over een automated attendant of de mogelijkheden van VoIP in het algemeen, kijk op www.adinets.com.